PENGENALAN KEPADA SISTEM OPERASI PENGURUSAN

1.0 TUJUAN SISTEM OPERASI PENGURUSAN

Sistem operasi pengurusan (management operating system) adalah kaedah yang digunakan untuk merancang, mengawal dan meningkatkan prestasi sesebuah bahagian organisasi melalui pemantauan penunjuk-penunjuk prestasi utama (key performance indicators) dan laporan-laporan yang membolehkan pelaksanaan tindakan pembetulan jangka pendek (short-interval control) yang dilakukan secara berterusan.

Suatu sistem operasi pengurusan yang efektif mampu menyelaraskan usaha kesemua kakitangan sesebuah bahagian atau seksyen dan memandu ke arah pencapaian objektif dan matlamat yang telah ditetapkan. Ia memastikan sumber manusia, fizikal serta teknologi dapat diagihkan secara seimbang selari dengan keperluan organisasi, memberikan visibiliti kepada perjalanan operasi dan membolehkan pengawalan yang efektif kepada aktiviti-aktiviti bahagian dan seksyen organisasi.

Sistem operasi pengurusan bertujuan;

membolehkan pihak bahagian/seksyen menterjemahkan objektif-objektif organisasi kepada terminologi yang difahami kakitangan dalam konteks bidang tanggungjawab mereka.

• Melengkapkan pihak bahagian/seksyen dengan alat-alat kawalan yang sesuai untuk memastikan kerja dapat disempurnakan secara efisien dan tepat pada masanya.

• Menyediakan kaedah untuk merancang dan menugaskan kerja serta membuat susulan ke atas kerja yang telah dilaksanakan.

• Membolehkan pihak pengurusan mengenali masalah yang timbul supaya ianya dapat diselesaikan dengan segera.

• Menyediakan laporan-laporan yang mampu menunjukkan dengan jelas pencapaian bahagian/seksyen seperti yang ditetapkan oleh pihak pengurusan.

PRINSIP SISTEM OPERASI PENGURUSAN

Dalam pembangunan dan perlaksanaan suatu sistem kawalan pengurusan, penekanan harus diberi kepada reka bentuk rangkaian kawalan dan prosedur-prosedur yang membolehkan semua tahap pengurusan melaksanakan prinsip-prinsip seperti berikut:-

Semua kerja harus dikaitkan dengan masa untuk tujuan perancangan dan penjadualan (work-to-time relationship).

Semua kerja dan elemen-elemen yang berkaitan dengannya mesti dirancang dan dikawal secara jangka pendek (short- interval control).

Semua masalah dan kesilapan mesti dipantau dan dikenal pasti penyebabnya supaya dapat dikaitkan antara sebab dan akibat (cause and effect).

Semua masalah dan kesilapan harus disiasat secepat mungkin untuk memastikan penyelesaian yang segera (corrective action) dan mencegah ianya daripada berulang (preventive action).

Laporan-laporan maklum balas harus ringkas, mudah difahami, dan mengutamakan faktor-faktor penting sahaja untuk perhatian pihak pengurusan.

FAEDAH SISTEM OPERASI PENGURUSAN

Faedah-faedah yang boleh diperoleh oleh organisasi dari penggunaan sistem operasi pengurusan termasuk seperti berikut:-

• Ia membolehkan penggunaan bahasa yang sama, di mana matlamat-matlamat organisasi, bahagian, seksyen dan kawasan boleh di sampaikan dan difahami oleh semua tahap pengurusan dan pekerja.

• Ia takrifkan dengan jelas tanggungjawab dan menetapkan kebertanggungjawaban kesemua kakitangan bahagian dan seksyen.

• Ia menyediakan kaedah untuk menilai prestasi berbanding rancangan dan mengawasi perkembangan secara berkala.

• Ia menyediakan kaedah pemantauan dan penilaian prestasi menggunakan Indikator Prestasi Utama (KPIs), yang membolehkan keputusan dibuat berdasarkan maklumat, bukan anggapan.

• Ia membolehkan perwujudan sistem pembaikan berterusan dan memastikan tindakan diambil oleh pihak yang berkenaan untuk masalah-masalah yang dikenal pasti.

• Ia membuka saluran komunikasi yang berkesan pada semua peringkat organisasi.

• Ia memupuk semangat kerja berpasukan dalam bahagian dan seksyen dan mampu menanam perasaan kebanggaan dan pemilikan kerja.

Keberkesanan Sistem Operasi Pengurusan bergantung kepada tahap penglibatan dan sokongan yang diberikan oleh setiap tahap pengurusan dan pekerja. Pada hakikatnya, Sistem Operasi Pengurusan tidak dapat menyelesaikan semua masalah operasi, tetapi penggunaan sistem secara baik dengan memberi penekanan kepada keperluan tindakan pembetulan secara berterusan dapat meningkatkan keberkesanan operasi mana-mana bahagian organisasi.